Nederlandse Brandwonden Stichting: “Efficiënter én AVG-proof doneren en collecteren met de hulp van Blueforce”
30 januari 2024
De Nederlandse Brandwonden Stichting wil brandwonden voorkomen en het leed ten gevolge van brandwonden tot een minimum beperken. Een goedwerkend CRM-systeem moet dit mede mogelijk maken. Daarom zocht de stichting naar een nieuwe oplossing voor haar collecte- en donateursadministratie. De twee systemen moesten worden geïntegreerd om zo tijd en kosten te besparen. In deze klantcase lees je hoe de Nederlandse Brandwonden Stichting de achterban betrokken houdt, financieel inzicht heeft én een klantervaring creëert voor meer funding.
De Nederlandse Brandwonden Stichting startte in het voorjaar van 2017 met Salesforce. Daarvóór werkte het goede doel met twee verschillende systemen voor donateurs en collectes: Charibase en Stb. Bas de Boer, Hoofd Publiekscommunicatie & Werving, licht de overstap naar Salesforce toe. “Voor donateurs gebruikten we Charibase en voor collectes gebruikten we Stb, maar beide systemen gingen over in een nieuwe entiteit. Dat was voor ons een geschikt moment om eens kritisch te bekijken of we door wilden, of overstappen naar een goed alternatief. We kozen voor het laatste.”
De wens: donateurs- en collecteprocessen goed afhandelen in één systeem
De Boer vervolgt: “We hebben onze wensen en eisen in kaart gebracht en gedetailleerd uitgewerkt. Onze grootste wens was om de donateursprocessen en collecteprocessen goed af te handelen in één systeem. Dat moest leiden tot efficiënter werken, vooral in collectetijd, als het topdrukte is. We moeten dan mensen bijschakelen en hoe simpeler en sneller dat lukt, hoe minder stress het geeft. Daarnaast wilden we inzetten op online marketing, want wij vinden dat dat bij de toekomst van online fondsenwerving hoort. Daarom hebben we nu een inhouse online marketingafdeling die ook van Salesforce gebruikmaakt en onder meer onze e-mailmarketing optimaliseert.”
De keuze voor Salesforce
“Na een selectie zaten Salesforce en Microsoft Dynamics in de race. Beide systemen hadden destijds nog geen collecte-app; dat vonden we wel jammer. Maar in Salesforce zagen we meer ontwikkeling en een betere koppeling met marketing via de Marketing Cloud. Na goed onderzoek was Salesforce voor ons de winnaar.”
Welke problemen lossen jullie met Salesforce op?
“Onze processen zijn nu makkelijker en overzichtelijker. Bijvoorbeeld het inrichten van ‘straatjes’; vanaf het moment dat een donateur zich aanmeldt kunnen we hem optimaal begeleiden in de klantreis. We kunnen veel extra mogelijkheden koppelen aan Salesforce. Als bijvoorbeeld onze telefooncentrale wordt gebeld, zien we direct wie we aan de lijn hebben. Dat is handig, zeker in een drukke collectetijd. Onze dagelijkse handelingen gaan een stuk efficiënter, zoals zoeken en rapporteren. Ook straatnamen, en het aantal huizen dat bij een collectegebied hoort. Online aanmeldingen en bestellingen verlopen automatisch via Salesforce en dat bespaart ons veel tijd op het importeren van gegevens.”
De grootste voordelen van Salesforce voor de Nederlandse Brandwonden Stichting
“We zetten Salesforce breed binnen onze organisatie in: onze hele organisatie gebruikt het. Al onze databases bevinden zich in Salesforce. Ik vind Salesforce niet goedkoop, maar gelukkig levert het ons veel op. Onze efficiëntie is omhooggegaan, we doen meer met minder mankracht en moeite. Bovendien hebben we geen chaotische Excels meer, maar staat de data veilig in één systeem, AVG-proof.”
Waarom Blueforce als implementatiepartner?
Meerdere partners van Salesforce waren in beeld voor de implementatie bij de Nederlandse Brandwonden Stichting. Blueforce overwon een achterstand en kreeg de opdracht. “Uiteindelijk waren er twee potentiële partners in de race. De andere partner kenden we via Charibase en had een streepje voor. Blueforce wist ons te overtuigen, onder meer door de eerlijke antwoorden. Ze houden geen glad verhaal, geen poeha. Dit is het. Ze zijn kritisch en geven eerlijk advies. Dat sprak ons aan en dat spreekt ons nog steeds aan, we krijgen de ruimte en tijd om te bepalen wat wel en niet voor ons werkt. Soms krijgen we van Blueforce een heel duidelijke ‘nee’ en dat vinden we prettiger dan altijd horen dat alles kan en dan bedrogen uitkomen.”
Zo verliep de implementatie en de gebruikersadoptie
“Blueforce nam ons bij de hand en gaf een duidelijke fasering aan. Juist door goed de grenzen aan te geven van een fase, konden we het project volgens plan uitvoeren. De adoptie is wonderbaarlijk goed gegaan, dankzij goede trainingen, goede begeleiding en het stellen van een harde overgang. Iedereen werkte al snel met Salesforce.”
Resultaten en toekomstverwachting
De Nederlandse Brandwonden Stichting heeft de doelen die het voor ogen had behaald. “Salesforce heeft ons al veel tijd en ruimte opgeleverd en daarmee ook geld. Er zijn aantoonbaar minder mensen administratief bezig. Ook op rapportages en data-import boekten we besparingen. Los daarvan werken we nu efficiënter en makkelijker. Alle belangrijke contacten hebben we nu geïntegreerd in één systeem. Onze online marketing en webshops lopen ook volledig via Salesforce.
Als we naar de toekomst kijken, willen we zelf nog meer kennis in huis halen over online marketing en CRM. Met Salesforce en onze online marketingaanpak lopen we al voorop in de branche. Wij zijn er in tegenstelling tot veel andere goede doelen van overtuigd dat je online donateurs kunt maken. Wij zetten daar nog meer op in de komende jaren.”
Welk advies geven jullie aan andere non-profits bij het kiezen van een CRM-oplossing?
“Wij hebben veel tijd gestoken in het begintraject en iemand helemaal vrijgespeeld om het project te begeleiden. Dat is onze grootste winst geweest en zou ik iedereen aanraden. Bepaal eerst goed wat jullie willen, wat de wensen en eisen zijn. Een duidelijk uitgangspunt is essentieel. Dat kan nooit 100% af zijn bij de start, maar bijsturen is beter dan corrigeren. Bovendien zijn een helder projectplan en het pakket van wensen en eisen ook nuttig om achteraf te controleren of alles is gedaan. Een goede interne projectleider heeft de selectie en implementatie begeleid, waardoor het snel in onze organisatie kon worden ingebed. Daarbij zijn we gewoon ook eigenwijs, we willen het zelf leren en doen. Dan helpt het ook om het vanuit je eigen organisatie goed te begeleiden.”
